Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’s 2012

Per 1 januari 2012 wordt voor bestelauto’s de ‘verklaring uitsluitend zakelijk gebruik’ ingevoerd. Een werknemer of een ondernemer kan verklaren dat hij met de bestelauto van de zaak geen enkele kilometer privé rijdt en zo de bijtelling voor privégebruik vermijden, zonder een rittenadministratie te moeten bijhouden. De Belastingdienst gaat de naleving van de verklaring – net als bij de verklaring geen privégebruik voor personenauto’s – controleren met behulp van ambulant toezicht.

Voor bestelauto’s bestaan er al diverse mogelijkheden om de bijtelling voor privégebruik te vermijden, ook als de bestuurder geen rittenregistratie heeft bijgehouden. De bijtelling blijft achterwege als:
• de werkgever het privégebruik van de bestelauto verbiedt. De werkgever moet dat wel schriftelijk vastleggen en controleren of de werknemer zich daar aan houdt;
• de werknemer na zijn werktijd de bestelauto niet mee naar huis neemt, maar die op het bedrijfsterrein van de werkgever achterlaat;
• als de bestelauto steeds door verschillende werknemers gebruikt wordt, vanwege de aard van de bedrijfsactiviteiten. De werkgever moet bij deze optie per bestelauto een vast bedrag van € 300 per jaar aan eindheffing betalen.

Een ondernemer die een bestelauto voor bedrijfsdoeleinden gebruikt, kan de bijtelling vermijden door (met een rittenadministratie) te laten zien dat hij de auto per jaar voor maximaal 500 kilometer privé heeft gebruikt. De bijtelling blijft ook achterwege als de bestelauto eigenlijk alleen geschikt is voor het vervoer van goederen.
Het bijhouden van een rittenadministratie is geen kleinigheid, vooral niet voor een bestelauto. De bestuurder van de bestelauto heeft door de aard van zijn werkzaamheden vaak meerdere ritten per dag. Het bijhouden van de rittenregistratie – met alle informatie per rit, zakelijk én privé – is niet alleen een hele administratie voor de werknemer, maar ook een financiële last voor de werkgever: de werknemer moet die rittenadministratie namelijk wel tijdens werktijd bijhouden als hij het autogebruik goed wil vastleggen.

Het kabinet begrijpt de ergernis over rittenadministratie voor bestelauto’s, zeker nadat daarover begin dit jaar kamervragen zijn gesteld. Om die ergernis weg te nemen wil Financiën per 1 januari 2012 de ‘verklaring uitsluitend zakelijk gebruik’ voor bestelauto’s invoeren. Een werknemer kan dan via zijn werkgever verklaren dat hij de bestelauto van de zaak geen kilometer voor privé gebruikt. Wordt de bestelauto door meerdere werknemers gebruikt, dan moet ieder van hen zo’n verklaring afgeven. De verklaring moet via de werkgever lopen, omdat de werkgever mede verantwoordelijk is voor controle op het gebruik van de bestelauto. De zelfstandig ondernemer die een eigen bestelauto gebruikt kan zo’n zelfde verklaring afgeven.

De Belastingdienst zal voor de verklaring een digitaal formulier opstellen. De rittenadministratie kan achterwege blijven zodra de bestuurder een ontvangstbevestiging van de verklaring heeft gekregen. De automobilist moet zijn verklaring wel weer intrekken zodra hij de bestelauto toch voor privédoelen gaat gebruiken. De Belastingdienst gaat de naleving van de verklaring controleren met ambulant toezicht, zoals waarnemingen ter plaatse, fotocontroles, digitale controle op kilometerstanden bij garage- en tankbeurten, enz. Als de inspecteur vermoedt dat de automobilist de bestelauto toch privé gebruikt, dan krijgt de automobilist (met zijn werkgever) de gelegenheid om het tegendeel aan te tonen. Lukt dat niet, dan volgt een naheffingsaanslag loonheffing.

Commentaar
De verklaring uitsluitend zakelijk gebruik van bestelauto’s kan de verhouding tussen werknemer en werkgever behoorlijk op scherp zetten. Een verklaring dat de bestelauto voor geen enkele kilometer voor privé zal worden gebruikt, biedt geen enkele speelruimte en is daardoor erg riskant, voor de automobilist én zijn werkgever. De verklaring heeft veel weg van de spreekwoordelijke dode mus. Het wachten is op een digitaal systeem voor een geautomatiseerde rittenregistratie. Financiën heeft laten weten dat ‘de voorbereidingen voor een pilot naar zo’n systeem voor bestelauto’s in volle gang zijn’.